Cómo registrar cobros y movimientos de Caja y pagos
Cómo registrar cobros y movimientos de Caja y pagos
Caja y pagos permite registrar cobros de pedidos y movimientos manuales desde el panel. Marcar un pedido como Completado no registra su cobro: en los totales entra solamente el importe cuyo pago fue confirmado o cargado manualmente.
Cobrar un pedido
El dueño, un administrador general o un colaborador con permiso Cajero puede seleccionar Marcar como pagado y registrar:
- El total pendiente.
- Un pago parcial menor al saldo pendiente.
- El medio de pago utilizado, elegido entre los medios activos de la tienda. Efectivo siempre queda disponible para registrar el cobro.
Para un pedido sin pagos, la acción está disponible en el listado y en el detalle. Cada cobro actualiza cuánto se pagó y cuánto queda pendiente. Si registrás solo una parte, el pedido queda con pago Parcial y el saldo restante se cobra después desde su detalle.
Para registrar un pago mixto, cargá pagos parciales sucesivos: elegí el medio del primer pago y su importe, y después registrá el saldo con el segundo medio. Cada pago parcial genera un movimiento propio y mantiene identificado el medio utilizado.
Crear un medio personalizado llamado, por ejemplo, "Combinado" no divide el importe entre medios: Pedix lo registra como un único medio personalizado. Usá pagos parciales si necesitás que el cierre y el historial muestren el desglose real.
Marcar como pagado no requiere Plan Pro ni una caja abierta. Si hay un turno abierto, el cobro se incorpora automáticamente. Si no lo hay, queda identificado como Fuera de caja.
Los pagos acreditados por integraciones compatibles se registran automáticamente. En cambio, un cobro confirmado por fuera de una integración debe registrarse manualmente desde el pedido.
Si la tienda usa un medio personalizado, Pedix conserva su nombre en el cobro y lo muestra así en Caja, el cierre, el historial, el resumen de WhatsApp y el Excel. Un medio personalizado no se considera efectivo ni modifica el importe esperado del cajón.
Qué pedidos aparecen en Caja y pagos
Caja y pagos muestra movimientos de pago: un pedido se refleja cuando el cobro queda confirmado por conciliación automática o cuando fue registrado manualmente desde el panel. Cada pago total o parcial genera su movimiento correspondiente.
Si un pedido no tiene ningún pago registrado, no aparece en los movimientos de Caja y pagos. La excepción es Entregados sin cobrar durante el cierre: muestra de forma informativa los pedidos creados desde la apertura del turno que están completados y tienen saldo pendiente, y permite registrar el cobro desde ahí. Hasta que lo hagas, ese importe no forma parte de los totales.
Si el pedido está pagado parcialmente, el importe registrado sí aparece como movimiento y forma parte de los totales; solamente el saldo pendiente queda en Entregados sin cobrar al cierre.
Registrar un pago parcial desde el panel no permite configurar una seña automática en el checkout. El cliente sigue viendo y confirmando el total del pedido; el seguimiento parcial lo hace el comercio desde el Centro de Pedidos.
Recomendación para automatizar los cobros
Para evitar registrar cobros a mano, te recomendamos automatizarlos. El Link de pago integrado de Mercado Pago está disponible en Argentina, México, Chile, Colombia, Perú y Uruguay; Cucuru, en Argentina y México; y ChytaPay, en Argentina. Elegí únicamente una opción disponible en el país de tu tienda. Si tu país no figura en esta lista, consultanos por este mismo chat antes de activarla. Cuando el proveedor confirma la acreditación, Pedix registra y concilia el pago automáticamente. Si recibís efectivo o un pago digital por fuera de una integración, tenés que registrarlo manualmente desde el pedido o desde Entregados sin cobrar al cierre.
Registrar ingresos, retiros y gastos
Al seleccionar Registrar movimiento, podés elegir cualquiera de los medios de pago activos de la tienda. Efectivo aparece siempre como opción. Podés cargar:
- Ingresos: fondo para cambio, aporte del dueño, cobro de deuda u otro motivo.
- Retiros: depósito bancario, retiro del dueño u otro motivo.
- Gastos: proveedores, servicios e impuestos, sueldos o adelantos, gastos menores u otro motivo.
El importe debe ser mayor a cero y cada movimiento lleva un motivo. Cuando elegís Otro, también tenés que agregar una descripción.
Un movimiento en efectivo modifica el importe esperado del cajón. Un movimiento realizado con transferencia, tarjeta o un medio personalizado queda en el desglose de ese medio, pero no aumenta ni reduce el efectivo esperado.
Registrar una devolución manual
Si un pedido tiene un importe cobrado que todavía puede devolverse, desde su detalle aparece Registrar devolución. Podés registrar la devolución total o elegir un importe parcial, sin superar el saldo cobrado y todavía no devuelto.
Al cancelar un pedido con cobros manuales, el diálogo de cancelación puede ofrecer Registrar la devolución del cobro. Si lo seleccionás, Pedix genera la devolución respetando los medios con los que se cobró el saldo pendiente de devolver.
Importante: registrar una devolución manual deja el movimiento negativo y la trazabilidad en Pedix, pero no envía dinero al cliente. Tenés que realizar la devolución efectiva por el medio correspondiente. Para pagos online integrados, usá la opción de reembolso del proveedor cuando esté disponible.
Correcciones y trazabilidad
Los cobros y movimientos quedan guardados como registros de auditoría: no se editan ni se eliminan. La corrección depende del tipo de registro:
- Para un ingreso, retiro o gasto manual en efectivo, registrá un nuevo movimiento en sentido contrario y dejá el motivo de la corrección.
- Para un cobro de pedido registrado con un medio de pago, no cargues un ingreso o retiro para compensarlo. Usá Registrar devolución desde el detalle del pedido para conservar el medio original y la trazabilidad; si esa opción no permite corregir el importe, consultanos por este mismo chat.
Así se conserva el medio de pago original y la trazabilidad del ajuste.
Ajustes registrados al abrir
Cuando el efectivo contado al abrir difiere del saldo del cierre anterior, Pedix registra un movimiento en el nuevo turno según el motivo elegido. Puede ser un ingreso, retiro, sobrante o faltante. Aparece en el historial de movimientos y participa del efectivo esperado; no debe registrarse una segunda vez manualmente.
Un saldo neto negativo en transferencias u otro medio puede ocurrir si sus gastos, retiros o devoluciones superan sus cobros del turno. No representa necesariamente el saldo total de tu cuenta bancaria. Revisá el período, el medio efectivo del cobro y los pagos parciales antes de asumir que falta dinero.
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